Hoe het begon:

In december 2005 staan alle huisartsen voor de keus om de declaraties binnen het nieuwe financieringssysteem zelf af te handelen of de debiteurenportefeuille af te laten handelen door een factory maatschappij. Er kiezen uiteindelijk 1500 huisartsen voor Fa-med. Redenen waarom destijds voor Fa-med werd gekozen zijn bijvoorbeeld terug te lezen in Fa-med’s E-service bericht van 14 december 2005.

Enkele citaten uit deze Fa-med brief:

Maar wat zijn de ervaringen met Fa-med?

Het hele jaar door is er door Fa-med geen adequate retourinformatie gegeven, ontbraken de COV-checks van Fa-med en verificatielijsten hebben huisartsen ook nooit gezien. Wat ging er eigenlijk mis?

In alle poten van het systeem is er zeer veel mis gegaan.

Uitgangspunten en onderlinge afspraken eind 2005 tussen verzekeraars, huisartsen en Fa-med waren:

1. Declaratie is elektronisch slechts mogelijk bij juiste COV-gegevens; d.w.z.: Uzovi nummer van ZV, polisnummer en postcode + huisnummer
2. Juiste COV-gegevens dienen tijdens contact met zorgverlener bij ELK CONTACT bevestigd te worden middels COV-check via internet, de VECOZO site. De bevestiging berust op de data-gegevens zoals die bij de zorgverzekeraar bekend staan: Naam, geboortedatum + postcode + huisnummer

Helaas ...

Op 1 januari 2006 bleken er vele problemen die COV als routine onmogelijk maakten.

1. VECOZO raakte al snel overbelast en was onvoldoende berekend op de standaard zoekacties door de HISSEN van de huisartsen.
   Huisartsen werden door VECOZO aangemaand "dan maar ’s nachts massale COV uit te voeren".
2. Vele zorgverzekeraars waren nog niet verbonden (on-line) met VECOZO. Ook nu gebeurt het nog regelmatig dat er overdag 1 of meer zorgverleners meerdere uren niet bereikbaar zijn, waardoor deze COV dan niet mogelijk is.
3. Bij de huisarts "wonen" patiënten op hun eigen adres. Bij de zorgverzekeraars vaak niet! Adreswijzigingen die niet doorgegeven waren, studenten die "thuis" verzekerd waren, e.d. Bovendien was de te naam stelling van patiënten nogal eens verschillend:
   Mevr. Gru Cor werd bij ons 6 maandenlang niet met COV bevestigd, totdat bleek dat ze bij de zorgverzekeraar te boek stond als Gru-Cor. Alle eerder declaraties bij de zorgverzekeraar werden afgewezen! Mevr. Huenen-Bos, 89 jaren oud, werd 6 maanden lang met COV niet bevestigd, tot dat bleek dat ze bij de zorgverzekeraar te boek stond als Mevr. Bos. Ook haar declaraties werden allen afgewezen. Bejaarden in bejaardenhuizen wonen toch op een kamer, bijvoorbeeld Esperantolaan 12-k13. Niet echter, voor de zorgverzekeraar, die volstaat met Esperantolaan 12.
   Gevolgen hiervan: geen geslaagde COV en elke elektronische declaratie met deze gegevens uit het HIS van de huisarts werd afgewezen. Honderden regels per huisarts, werden op deze manier afgewezen en niet betaald. En natuurlijk ook onbegrijpelijk voor Fa-med.
4. Begin december werd een tabel van Zorgverzekeraar via de Vektis Website gepresenteerd. HISSEN werden hieraan aangepast en met de laatste update vlak voor nieuwjaar moesten huisartsen tijdens de feestdagen overuren maken en hun HISSEN aanpassen. Met deze massale conversie werden wel de zorgverzekeraar (Uzovi nummer), maar niet de polisnummers aangepast. Daarvoor gebruikten huisartsen massaal nieuwe software: VIP.
5. Promedico (en ook de andere HISSEN) bevatte (en ook nu nog) zeer veel foutieve gegevens over Uzovi nummers van ZV, en andere ZV ontbraken zelfs. VPZDEL staat standaard ingevoerd, maar is bij VPZ onbekend; ZV Boogaard staat overal te boek met Uzovi 8940. Declaraties op deze manier via VECOZO crashen; een telefoontje naar hun administratie levert dan als informatie: "ons Uzovi nummer is 8949 ..." Fortis ASR zou 9019 als Uzovi nummer krijgen. Na bellen met de administratie als de declaraties mislukken, krijg ik de "oplossing": Uzovi 0403. Nedasco "3321" "bestond" niet voor mij, totdat een patiënt haar pasje liet zien. Kleine verzekeraars als Kettlitz blijven tot juni obscuur en pas sinds kort kan ook naar hen elektronisch gedeclareerd worden. Door deze schending van afspraken door zorgverzekeraars werden per huisarts een paar duizend declaratie regels gegenereerd, die niet betaald werden. Ook daar heeft Fa-med geen enkele weet van gehad, door gebrek aan affiniteit en kennis van het nieuwe zorgstelsel. Ook door eigenzinnigheid. De heer Borst van Calculus, de maker van het standaard COV programma voor de huisarts, bood zich bij Fa-med aan om hun software problemen te verhelpen. Zijn aanbod werd hooghartig afgewezen.
6. De meeste huisartsen werkten klakkeloos en zeker niet kritisch met COV gegevens van hun HISSEN: door niet goed de handleidingen te lezen ontstonden rampzalige declaratie batches. Mede ook door de software van het HIS, waardoor elke niet geslaagde COV tijdens invoeren van verrichting leidt tot een rekening voor de patiënt, in casu: Fa-med, niet voor de zorgverzekeraar!
   Huisartsen hadden echter tevoren van Fa-med vernomen "dat ze zich niet over de COV hoefden te bekommeren", dat zou Fa-med namelijk zelf doen! Voor huisartsen was de COV daarom geen prioriteit.
7. De gebruikersvereniging heeft in het verleden een verkeerd advies aan huisartsen gegeven over de afstellingen van COV. Door te kiezen voor: "bij geen geslaagde COV, niet de rekening naar de genoteerde zorgverzekeraar, maar naar de patiënt thuis" werd onnodig de declaratie niet gekoppeld aan een zorgverzekeraar.
8. Patiënten hebben totaal geen weet van dit nieuwe systeem, passen zich niet aan, en laten huisartsen in het ongewisse bij verhuizingen en verandering van huisarts.
9. Zorgverzekeraars hebben zich vaak niets aangetrokken van werkafspraken over te naam stelling van hun zorgverzekering, Uzovi nummers en afspraken in het Vogelaar akkoord (onderlinge verrekening). Vooral deze weigering van onderlinge verrekening, heeft geresulteerd in meer dan duizend afgewezen declaratie regels. Retour informatie zou door alle zorgverzekeraars elektronisch beschikbaar komen. Begin juni was de situatie nog zeer pover: Achmea doet dat voor nota's van Zilveren Kruis en Groene Land
   Verder doen ook mee: Interpolis, Nationale Nederlanden, VVAA, DSW, OMS, en heel eigenwijs: OZ, aanvankelijk echter in een verkeerd formaat: rtf bestanden. Ook SR doet mee, maar helaas, ook die weer in aanvankelijk in een verkeerd formaat. Aangezien de retour informatie dus slechts beperkt digitaal verzonden werd door de zorgverzekeraars, werd Fa-med overladen "met kasten vol met nog te verwerken ordners". Ook nu, na 1 juli zijn er nog vele ZV die geen retour informatie verstrekken, daaronder aanvankelijk Menzis.
   Sommige zorgverzekeraars (Turien, Nedasco) betalen declaraties niet op declaratie nummer, maar per declaratie regel, waardoor afboeken onmogelijk wordt. Anderen (zoals FBTO) hebben een totale "radio-stilte" ingevoerd en betalen absoluut nooit.
10. Zorgverzekeraars hebben hun administratie onvoldoende aangepast. Ondanks mijn herhaald schriftelijke meldingen, blijken betalingen 1 jaar na een opzegging van de betreffende eerdere maatschap, betalingen door zorgverzekeraars (in casu: Aevita, Nedasco) naar het verkeerde gironummer te worden overgemaakt. Ook van andere collega’s heb ik vernomen dat betalingen op de meest vreemde gironummers plaats vinden. Honderden patiënten klaagden de afgelopen maanden bij ons, over het gebrek aan snelle en accurate verwerking van hun gegevens bij de (nieuwe) zorgverzekeraars.
11. Zorgverzekeraars gebruiken geen optimale software om de – volgens standaarden – declaraties via VECOZO op de juiste manier te verwerken.
    Bij DSW werden declaraties daarom abusievelijk voorzien van een verkeerde AGB code bij de zorgverlener, waardoor deze declaraties werden afgewezen. Bij Fortis werden "herhaalde declaraties" foutief afgewezen onder vermelding dat de betreffende patiënten niet bij Fortis verzekerd zouden zijn, bij Menzis werden declaraties met correcte opvolgnummers in het polisnummer ten onrechte afgewezen.

En dan zijn we weer terug bij Fa-med ...

Fa-med heeft zonder kennis van zaken, zich aan deze klus gewaagd zonder zich tevoren te realiseren dat ze aan een onmogelijke (geen consensus, geen duidelijke afspraken tussen de verschillende poten) opdracht begon. Toen ik een van de medewerkers in het najaar van 2005 confronteerde met mijn scepsis t.a.v. hun elektronische mogelijkheden, dit karwei voor de huisartsen te klaren, werd ik voorgelogen "dat ze het allemaal al rond hadden". In januari 2006 werden door huisartsen de eerste declaratie bestanden bij Fa-med ingediend.

Omdat hun software niet geschikt bleek, werd pas veel later met deze bestanden gewerkt. Eind maart kreeg ik een eerste overzicht van de inhoud van de regels, en in april een overzicht van de bedragen voor de respectievelijke zorgverzekeraars. Eind april kreeg van Fa-med een uitdraai van hun COV en ook het overzicht met bedragen; daarbij 47.000 euro voor Menzis. Toen ik de accountmanager van Menzis daarmee begin april confronteerde, kreeg ik als onthutsend antwoord dat ze van Fa-med nog geen declaratie hadden gezien en ook geen contract hadden met Fa-med. Fa-med is ook nu (na 1 juli) nog niet in staat gebleken het apotheek-gedeelte van apotheek houdende huisartsen (verstrekkingen) op de juiste manier te declareren bij de zorgverzekeraars. Door een aantal apotheekhoudende artsen is dit bevestigd.

Fa-med kwam reeds in januari 2006 met een 80% betalings voorstel aan alle artsen.
Na protesten, werd dit voorstel (zonder berichtgeving daarover!) niet langer meer uitgevoerd. Voorschotten werden aan Fa-med verstrekt door zorgverzekeraars, als een voorlopige betaling van de declaraties. Desondanks verschenen op de verzichten die de huisartsen van Fa-med ontving, deze declaraties als "onbetaald" . Een eerste conclusie hieruit moet nu dus zijn dat Zorgverzekeraars deze voorschotten NIET MET DE HUISARTSEN maar bij Fa-med moeten terugvorderen.

Op grond van vele voorbeelden is mij gebleken dat Fa-med heel slecht op de hoogte was van een aantal afspraken en regels t.a.v. het nieuwe zorgstelsel. Tweelingen worden in het nieuwe systeem afgewezen; door Fa-med worden ze gewoon ingediend. IZA 601 en IZA 604 zijn alleen in te dienen als IZA 699. Daarop is echter geen individuele COV mogelijk. Fa-med heeft hier nooit iets mee gedaan; onbegrepen staan de nota’s van IZA 601 en 604 onbetaald op de overzichten. De krijgsmacht heeft geen vaste patiënten en accepteert dus geen abonnementen, alleen passanten tarieven. Veel te laat leverde Fa-med deze declaraties in, die allen werden afgewezen, zonder dat Fa-med begreep waarom ze werden afgewezen. Er vindt geen normale retourinformatie plaats aan de huisarts. Dit komt zeker ook omdat aanvankelijk de zorgverzekeraars ook hierbij in gebreke bleven. Fa-med geeft geen inzichtelijke overzichten van betalingen door ZV; wel "onbegrijpelijke" lijsten van onbetaalde bedragen met aantoonbare foutieve informatie.

COV, is een arbeidsintensieve opdracht binnen het zorgstelsel met zeer veel consequenties. De huisarts is met de huidige software goed voorzien. Het programma VIP, wekelijks een investering van 1 tot 2 uur, correcties meegerekend, leidt samen met aanpassingen binnen het HIS, zoals de opdracht "massale COV" in combinatie met mondelinge of schriftelijke gegevens van patiënten, nu tot bijna 99% geslaagde COV.

Geheel anders was de situatie in december 2005/januari 2006.

Daarom sprak het concept van Fa-med ("dokter, daar hoeft u zich niet druk om te maken, dat regelen wij wel"), 1500 huisartsen aan en daarom gaven 1500 huisartsen hun vertrouwen aan Fa-med en sloten daarmee een contract. Fa-med heeft dat vertrouwen beschaamd.
Wel begrijpelijk en inzichtelijk, maar de huisarts hoeft daar niet het slachtoffer van te worden. Bovendien heeft Fa-med zich inmiddels ook overbodig gemaakt: COV zal de huisarts zelf altijd beter kunnen dan Fa-med, door de meerwaarde van de setting van de huisarts. Fa-med bevestigt dat min of meer in zijn eigen mailings waarin ze benadrukken hoe belangrijk het is dat de huisarts goede COV blijft uitvoeren.

Alles overziende, is er nu een ellendige, complete chaos ontstaan.

Wat huisartsen van Fa-med mochten verwachten was een gedetailleerd overzicht over de periode 1/1/06 tot 1/7/06, betreffende betalingen, niet betaalde en waarde van afgewezen regels, en informatie over de reden van afwijzing en bij wie.

In een duopraktijk hebben vergelijkbare praktijken die vanaf 1/1/07 zelf declareerden, over het eerste half jaar ongeveer 600 declaraties. Daarvan gedetailleerde informatie met gemiddeld 100 regels. Dat betekent dat wanneer Fa-med deze informatie alsnog gaat verstrekken, in een solo-praktijk 500 pagina’s per huisarts!!! Afgezien van de tijd die dat kost voor Fa-med, is dat voor de betreffende huisarts ondoenlijk om die regels alsnog te gaan beoordelen en te corrigeren, zoals Fa-med suggereerde. Het voorstel van Fa-med, n.l. zelf correctie door de huisarts is technisch onmogelijk. Alle afgewezen regels zouden op nieuw met de hand ingevoerd moeten worden; dus ongeveer 6.000 verrichtingen (per huisarts) met de hand opnieuw invoeren. Los daarvan: de abonnementen KUNNEN NIET OPNIEUW digitaal worden ingevoerd via Fa-med : Fa-med weigerde namelijk batches met losse abonnement verrichtingen.

De huisartsen hebben veel schade opgelopen en zullen nog veel extra werk moeten verrichten om de vele fouten van Fa-med te corrigeren.
Een huisarts die alles nu overneemt van Fa-med en correcties en her-declaraties gaat uitvoeren, zal – of dat mogelijk is, hangt af van zijn software en zijn ICT kennis - dagenlang moeten investeren; ook zijn doktersassistentes en zijn boekhouder zullen veel tijd moeten investeren.

Er zal een substantieel groot financieel verlies door alle partijen geleden worden, behalve bij de zorgverzekeraars.

Eindconclusies:

1. De huidige constructie en werkwijze bij Fa-med is zodanig dat geen normale afhandeling van het declaratie verkeer mogelijk is op basis van de ingediende declaraties het eerste halve jaar, de ondoorzichtige betaling van de zorgverzekeraars en de insufficiënte COV-werkwijze, mede door het falen van de sofware mogelijkheden bij VECOZO en het incompleet aanwezig zijn in de database hiervan, van vele zorgverzekeraars.
2. De zorgverzekeraars dienen de huisarts zijn "verdiende" loon te betalen. Op grond van de enquête van Stichting de Hefboom wordt deze achterstand in betaling geschat op 15 miljoen euro bij Fa-med artsen.
3. Door de te haastige invoering van het nieuwe zorgstelsel per 1/1/06 en het onvoldoende voorbereid zijn met geschikte en op alle onderdelen van het nieuwe systeem goed afgestelde software, was het onmogelijk via een extern service bureau de betalingen te regelen.
4. Fa-med stelde in mei 2006 140 miljoen te hebben uitgekeerd aan huisartsen, en nog maar 70 miljoen te hebben ontvangen van verzekeraars. In hun – op hun site gepubliceerde - accountants rapport bleken er zelfs meer dan voor 132 miljoen openstaande rekeningen ( bij zorgverzekeraars) te bestaan.
5. Een goede mogelijkheid om inzicht te krijgen in wat door Fa-med ontvangen is van de zorgverzekeraars en wat nog niet betaald is aan huisartsen van de ingediende rekeningen door de huisarts is: "her-declaratie".
6. de doelen van "her-declaratie" zijn:
   • inzicht krijgen in wat reeds door verzekeraars aan Fa-med betaald is
   • declaratie van niet of gedeeltelijk aan Fa-med betaalde declaraties als (rechtmatige) poging om dit alsnog (rechtmatig) betaald te krijgen.
   • het juist verwerken van retourinformatie (afgewezen regels); ook dit is dus wat Fa-med heeft laten liggen. Hiervoor was nu juist een contract gesloten is en voor deze service is er ook betaald per declaratie regel (ook voor de afgewezen regels).
7. De enige software mogelijkheid voor her-declareren biedt VIP.
   In dit softwareprogramma komt/zit nu ook een aanvulling om in de toekomst van alle reeds bij Fa-med ingediende declaraties , nieuwe declaraties aan te maken (met juiste verzekeringsgegevens) en die bij VECOZO in te dienen.
   Daarmee krijgen de huisartsen op rechtmatige wijze hun verrichtingen alsnog betaald en krijgen ze alsnog de afgesproken en noodzakelijke retour informatie.
8. Probleem is ook nog de vergoeding voor de diensten van Fa-med. Aangezien Fa-med op geen enkele wijze de beloften in haar contract nagekomen is, aangezien huisartsen door de werkwijze van Fa-med veel extra onbetaalde uren moesten en nog moeten investeren, is betaling aan Fa-med voor haar diensten discutabel. In de brief van Fa-med van 30 oktober van "juridische zaken" stelt Fa-med dat "het blijven verwijzen naar wat is overeengekomen in de E-service overeenkomst misschien begrijpelijk is, maar dat dat niet langer reëel is". Deze ‘mededeling’ komt 10 maanden nadat de 1500 contracten zijn getekend!
9. Huisartsen mogen van Fa-med verwachten dat Fa-med een goed gedocumenteerde overzicht geeft van de betaalde en onbetaalde declaraties. Bovendien kan met deze gedetailleerde retourinformatie ook veel beter geherdeclareerd worden door de huisarts en kunnen de praktijkadministraties opgeschoond worden.

Hoe moet het verder met Fa-med en de huisartsen?

1. Fa-med betaalt eerst alle Fa-med artsen conform het contract de openstaande bedragen. Eenzijdig contracten opzeggen en eenzijdig spelregels veranderen is niet acceptabel.
2. Fa-med maakt voor de "stoppers" en "blijvers" een overzicht van declaraties per zorgverzekeraar :
   1. voor welk bedrag in totaal is er per zorgverzekeraar verstuurd?
   2. wat is er niet betaald, wat is er wel betaald?
   3. wat is de retour informatie per declaratie?
3. Cluster voor de grote zorgverzekeraars (Achmea Zorg, VGZ, Avero Achmea) deze getallen. Bereken dan op die manier het bedrag dat door de stoppers aan Fa-med betaald moet worden. Slechts een beperkte retrocessie, bijvoorbeeld maximaal 5% van de aangeleverde omzet, is acceptabel.
4. Legitimeer deze overzichten van betaling, door via de grote ZV een bevestiging van het betalingsoverzicht per huisarts te overleggen en door de verzekeraar te laten tekenen.
5. Dead-line voor stoppers: 1/1/07; blijvers per 1/3/2007

Vandaag deed Fa-med directeur Jan Krapels via Radio 1 journaal [WM audio] een oproep aan partijen om voor de verzekerden switch van 2007 met huisartsen en verzekeraars betere afspraken te maken. Nog steeds komt er veel papieren retourinformatie terug van verzekeraars, die ook nog eens handmatig verwerkt moet worden. Aldus Fa-med (Hetty Methorst).

We zitten 7 weken voor een nieuwe verzekerdenswitch van naar verwachting 3 miljoen Nederlanders.